Karena interaksi sosial dibatasi dengan jarak sosial dan tindakan karantina yang diberlakukan untuk memperlambat penyebaran COVID-19, teknologi tampaknya menjadi anugrah yang terus memberi kita rasa bisnis berjalan seperti biasa. Pendekatan "bekerja dari rumah" yang telah diterapkan membuat banyak karyawan meninggalkan ruang kantor dan bekerja hampir secara eksklusif dari kenyamanan kantor rumah mereka. Kami menemukan diri kami mengandalkan teknologi informasi untuk mempertahankan alur kerja yang produktif, tetap pada jadwal, tetap berhubungan, dan memantau aktivitas bila diperlukan.

Namun, transisi yang tak terduga itu bukannya tanpa rintangan. Tidak semua perusahaan sama-sama siap untuk peralihan mendadak ke pekerjaan jarak jauh. Organisasi yang lebih besar merasa lebih mudah untuk beralih ke cara baru dalam melakukan pekerjaan dalam banyak kasus. Di sisi lain, banyak perusahaan menengah dan kecil yang tidak memiliki pengalaman atau sumber daya yang diperlukan untuk transisi yang mulus mengalami kesulitan. Masalah umum seperti mendapatkan peralatan yang tepat, mengatur proses yang tepat, memperoleh alat yang tepat, dan menemukan pengaturan yang tepat membuat banyak orang dirugikan pada awalnya. Terlepas dari tantangan awal, perusahaan telah menyesuaikan diri untuk memberikan layanan penting mereka dengan tenaga kerja jarak jauh. Membuat sesuatu bekerja berarti manajemen waktu yang tepat, usaha, dan alokasi sumber daya menjadi faktor penting yang memungkinkan pekerjaan.Kita akan melihat bagaimana area utama berikut berperan dalam mentransisikan tim ke pekerjaan jarak jauh dengan sukses:

• Komunikasi
• Manajemen proyek
• Kolaborasi

Komunikasi

Komunikasi harus menjadi hal pertama yang menjadi fokus bisnis di tengah krisis. Ada lebih banyak komunikasi daripada check-in harian. Penting untuk dipahami bahwa pandemi COVID-19 membawa banyak ketidakpastian dan ketakutan. Hal ini dapat membuat banyak karyawan merasa stres dan panik. Hal-hal hanya akan menjadi lebih buruk jika orang dibiarkan menangani berbagai hal tanpa komunikasi, umpan balik, dan bimbingan yang jelas. Bisnis membutuhkan komunikasi dan kerja sama yang tepat agar berfungsi secara efektif. Dalam lingkungan kerja yang khas, gedung perkantoran menyediakan infrastruktur, peralatan, dan tim yang dibutuhkan untuk komunikasi yang efektif dan proaktif.

Ketika karyawan beralih ke lingkungan kerja jarak jauh, budaya dan komunikasi perusahaan dapat terganggu dan memengaruhi kinerja perusahaan. TI telah memberi kami infrastruktur, alat, dan aplikasi yang memungkinkan komunikasi, bahkan selama penguncian di seluruh dunia. Ini adalah beberapa saluran komunikasi paling populer yang sempurna bagi manajer jarak jauh untuk terhubung dengan pekerja jarak jauh yang baru.

Konferensi video

Saat Anda mentransisikan tim Anda ke pekerjaan jarak jauh, alternatif terbaik untuk pertemuan tatap muka untuk meningkatkan keterlibatan karyawan adalah panggilan video. Karyawan jarak jauh perlu tetap merasakan kehidupan kantor sehari-hari, terutama setelah tiba-tiba beralih ke bekerja dari rumah. Panggilan video adalah cara yang bagus untuk merasa terhubung dengan orang yang Anda ajak bicara. Banyak perusahaan telah beralih ke aplikasi yang menyediakan panggilan video. Berita baiknya adalah banyak perusahaan telah memutuskan untuk tidak mengambil keuntungan dari situasi ini dan malah memberikan nilai. Ini berarti bahwa banyak dari alat ini menawarkan fitur premium secara gratis atau dengan diskon yang signifikan selama pandemi. Jika Anda membutuhkan teknologi untuk panggilan video, pertimbangkan opsi berikut.

?     Google Hangouts Meet

Sementara Google Hangouts telah gratis untuk beberapa waktu sekarang, belum menawarkan alat tingkat perusahaan yang diperlukan untuk tuntutan sehari-hari dunia bisnis. Namun, Google mengumumkan bahwa mereka akan memberikan akses gratis ke fitur lanjutan untuk Hangouts Meet untuk semua pelanggan G-suite dan Education hingga awal Juli. Artinya, bisnis yang menggunakan Google Hangouts dapat menyelenggarakan rapat dengan hingga 10.000 pemirsa, atau 250 pengunjung dalam satu domain tanpa biaya. Google Hangouts menawarkan pengguna kemampuan untuk merekam panggilan dan menyimpannya ke Google Drive. Baik Anda mencari panggilan telepon atau video call, Google Meet adalah aplikasi yang perlu dipertimbangkan.

?     Tim Microsoft

Microsoft menjadi berita utama pada tahun 2018 ketika mereka mengumumkan bahwa mereka menawarkan versi gratis dari Teams untuk bisnis dan perusahaan yang lebih kecil. Sekarang, untuk memberikan dukungan selama pandemi di seluruh dunia, mereka menawarkan uji coba enam bulan gratis untuk Microsoft Teams tingkat premium mereka. Uji coba gratis global bertujuan untuk mendukung permintaan besar-besaran untuk konferensi video bagi siapa saja yang terpaksa bekerja dari rumah karena virus.

?     Perbesar

Zoom telah menjadi sangat populer selama pandemi, berkat banyak selebritas yang menggunakan aplikasi untuk panggilan di acara. Perusahaan ini berspesialisasi dalam komunikasi video, dengan platform cloud untuk konferensi video dan audio. Ini menawarkan versi gratis dari perangkat lunaknya untuk siapa saja yang ingin melakukan panggilan video. Memanfaatkan versi gratis Zoom memberikan akses perusahaan jarak jauh untuk membuat panggilan dengan hingga 100 pengguna, membuat rapat satu lawan satu, dan membuat rapat grup. Versi gratis memiliki batas 40 menit untuk panggilan video, setelah itu panggilan akan ditutup secara otomatis. Namun, pengguna bebas untuk menelepon kembali segera setelah waktu habis.

?     Avaya Spaces

Avaya adalah salah satu perusahaan pertama di dunia yang menawarkan bantuan dalam memerangi COVID-19. Perusahaan menyumbangkan peralatan video dan audio kepada para pekerja di China ketika virus pertama kali merebak. Sekarang, perusahaan mengambil lebih banyak tindakan untuk mendukung mereka yang terkena dampak pandemi dengan menawarkan solusi Avaya Spaces untuk pertemuan dan kolaborasi cloud gratis. Solusi ini tersedia untuk semua organisasi nirlaba dan lembaga pendidikan di seluruh dunia. Solusi gratis ini mendukung konferensi video dengan hingga 200 peserta, dengan fitur lain seperti obrolan video dan suara serta rapat online.

Pesan Waktu Nyata

Meskipun panggilan video adalah cara yang bagus untuk berkomunikasi satu sama lain selama wabah, terkadang platform ini bukanlah sarana komunikasi yang paling praktis. Aplikasi perpesanan waktu nyata adalah pilihan sempurna untuk situasi di mana panggilan video tidak ideal, tetapi Anda masih perlu berkomunikasi secara waktu nyata. Ini adalah beberapa alat perpesanan waktu nyata yang paling populer.

?     Slack

Slack adalah alat komunikasi dan kolaborasi yang sangat populer untuk tim Anda. Alat komunikasi tempat kerja ini didefinisikan sebagai satu tempat untuk pengiriman pesan, alat, dan file. Menawarkan pesan instan, transfer file, dan pencarian pesan yang kuat yang memungkinkan pengguna untuk menemukan apa pun yang mereka cari. Pengguna dapat memilih untuk membuat obrolan grup yang sempurna untuk membagi departemen dan tim, serta obrolan langsung yang memungkinkan komunikasi satu lawan satu. Hal hebat tentang Slack adalah selain platform perpesanan yang hebat, ini juga memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan alat lain dengan aplikasi Slack .

?     Obrolan Google Hangout

Aplikasi Google Hangouts Chat telah berkembang menjadi alat komunikasi yang sangat baik untuk bisnis dari berbagai ukuran selama pandemi COVID-19. Google Chat bertujuan untuk berfungsi sebagai aplikasi komunikasi bagi tim terdistribusi untuk mendiskusikan proyek dan tugas, berbagi pekerjaan, dan bahkan mengintegrasikan alat pihak ketiga lainnya. Google Chat menawarkan ruang virtual, yang dapat disesuaikan untuk pengiriman pesan satu lawan satu atau untuk grup yang lebih besar. Ruang virtual ini akan diintegrasikan dengan alat Google lainnya, seperti Google Drive, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Kalender, dan Mail. Selain integrasi Google, Obrolan juga dapat mengintegrasikan alat pihak ketiga.

?     Putar

Twist adalah aplikasi yang menawarkan tata letak unik yang mendukung kebutuhan tim yang tersebar. Fokus Twist adalah menciptakan platform perpesanan yang menawarkan tata letak yang lebih terorganisir dan produktif. Ini dirancang untuk membuat percakapan lebih teratur dan terorganisir. Ini dilakukan dengan menyimpan percakapan di satu tempat dan mengelompokkannya ke dalam utas, membuatnya mudah untuk menemukan topik yang Anda cari kapan pun dan di perangkat apa pun.

?     Zoho Cliq

Zoho Cliq adalah versi obrolan Zoho yang lebih baru, yang dirancang dengan mempertimbangkan komunikasi bisnis. Versi yang lebih baru diberi fitur yang diperlukan untuk kantor dan dunia bisnis saat ini. Sementara Zoho Chat terbatas untuk mengobrol dan berbagi, Zoho Cliq menggabungkan fitur-fitur seperti obrolan langsung, ruang obrolan, dan saluran. Pengguna dapat memiliki saluran sebanyak yang mereka suka dan melihat semuanya dari satu jendela. Selain itu, pengguna dapat berbagi file dan melakukan panggilan.

Manajemen proyek

Setelah saluran dan sistem komunikasi yang tepat diterapkan, langkah penting berikutnya adalah menangani manajemen proyek. Sementara bisnis dapat mengharapkan sedikit penurunan produktivitas saat orang mulai bekerja dari rumah, tetap penting untuk memiliki sistem yang melacak dan membantu dalam memulai, merencanakan, melaksanakan, memantau, dan menutup. Tujuannya di sini adalah untuk memiliki program yang membantu Anda mencapai tujuan yang ditargetkan dalam waktu tertentu. Ini dianggap oleh banyak orang sebagai dua alat manajemen proyek terbaik.

?     Trello

Trello dianggap oleh banyak orang sebagai sistem manajemen berbasis kartu yang mudah digunakan. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengatur proyek ke dalam papan, memungkinkan Anda untuk dengan cepat pergi dan melihat apa yang sedang dikerjakan, serta kemajuan yang dibuat pada proyek tersebut. Aplikasi ini memiliki antarmuka sederhana yang ideal untuk individu dan tim bisnis yang ingin terorganisir dan produktif. Aplikasi manajemen proyek juga memungkinkan Anda untuk menambahkan gambar, file, hyperlink, dropdown khusus, tanggal jatuh tempo, dan banyak lagi.

Setelah proyek selesai, Anda dapat mengarsipkannya dan menyembunyikannya dari tampilan. Trello memiliki paket gratis yang mencakup pengguna, papan, dan kartu tanpa batas. Namun, itu memang memiliki batasan file dan power-up terbatas. Paket berbayar mulai dari $9,99 per bulan, dan bergantung pada paket, menawarkan batasan yang lebih sedikit atau tidak sama sekali. Hal penting yang perlu diperhatikan untuk Trello adalah terbatas dalam hal laporan terperinci. Jika itu merupakan persyaratan utama untuk bisnis Anda, maka Anda dapat menggunakan ekstensi pihak ketiga.

? Perkemahan Dasar    

Aplikasi manajemen proyek ini telah ada selama lebih dari satu dekade dan memiliki pengikut setianya sendiri. Basecamp mengambil banyak fitur dari alat populer lainnya dan menempatkannya dalam satu aplikasi. Ini memiliki fitur seperti to-dos, kalender, obrolan waktu nyata, pesan langsung, penyimpanan file, dan banyak lagi - semuanya di satu tempat! Banyak orang menyukai aplikasi ini karena kemudahannya. Apakah Anda seorang pekerja lepas yang bekerja sendiri dalam proyek, atau bisnis yang menyeimbangkan banyak proyek, Basecamp dapat membantu. Basecamp menawarkan banyak tip dan trik untuk membantu orang menyesuaikan diri dengan pengaturannya. Mudah diatur dan memiliki antarmuka yang rapi sehingga mudah digunakan.

Basecamp memiliki manfaat tambahan sebagai alat yang sangat baik untuk komunikasi eksternal. Jika Anda meningkatkan paket Anda, Anda dapat menambahkan klien ke Basecamp Anda dan memberi mereka hak melihat dan mengedit terbatas. Hal ini memungkinkan komunikasi klien dalam aplikasi dan mempermudah untuk meninjau dan merencanakan proyek berdasarkan rekomendasi dan jadwal klien.

Alat Kolaborasi

Setelah komunikasi terjalin, Anda perlu menemukan alat manajemen proyek yang baik untuk tim jarak jauh Anda. Menemukan alat yang tepat adalah tantangan umum, tetapi perlu menginvestasikan waktu dan energi. Alat yang tepat akan memastikan kolaborasi yang tepat pada proyek. Ini adalah beberapa alat yang dapat membuat mengerjakan proyek lebih mudah bagi semua orang.

?     Google Dokumen

Dalam hal kolaborasi pada file, Google docs tidak perlu diperkenalkan. Banyak bisnis telah menggunakan layanan Google Dokumen dan Spreadsheet untuk mengerjakan file dengan banyak tim, departemen, dan perusahaan. Layanan ini memungkinkan pengguna untuk melihat, mengedit, dan menyimpan file dari lokasi mana pun, kapan pun mereka membutuhkannya. Manajer memiliki kekuatan untuk membatasi tindakan dan memberikan akses kepada siapa pun yang mereka inginkan. Ini memungkinkan mereka untuk langsung berbagi file dengan klien tanpa khawatir. Selain itu, file merekam semua perubahan dan memungkinkan pengguna untuk menggunakan versi file yang lebih lama dan melihat siapa yang membuat perubahan.

?     Asana

Asana adalah alat kolaborasi dan manajemen populer yang membuat pekerjaan pada proyek besar dan kompleks menjadi lebih mudah. Ini menawarkan platform di mana berbagai departemen atau tim dapat berkolaborasi dalam proyek. Fitur Asana menawarkan kemampuan untuk membuat daftar tugas yang komprehensif, berbagi rincian tindakan, dan menetapkan tenggat waktu proyek. Hal ini memungkinkan setiap orang untuk memiliki tujuan tertentu, memungkinkan tim untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan mereka, terlepas dari lokasi fisik.

?     Quip

Quip adalah solusi manajemen dan kolaborasi tugas proyek berbasis cloud yang membantu pengguna mengerjakan proyek. Aplikasi ini awalnya dibuat untuk seluler tetapi kemudian dirilis sebagai versi desktop juga. Aplikasi ini memungkinkan tim untuk mengimpor dan mengerjakan spreadsheet, dokumen, dan daftar periksa secara real-time. Setiap pengeditan yang dilakukan pada file disimpan secara otomatis, memungkinkan orang untuk meninjau berbagai perubahan yang dibuat oleh anggota tim. Selain itu, anggota juga dapat mengobrol dan mengomentari file.

Hal hebat lainnya tentang Quip adalah daftar tugas. Ini menawarkan daftar tugas, pencapaian proyek, dan daftar prioritas, sekaligus memungkinkan pengguna untuk mencoret tugas yang telah diselesaikan. Setelah tugas selesai, anggota tim lainnya akan diberitahu.

Saat dunia perlahan menyesuaikan diri dengan peralihan mendadak ke pekerjaan jarak jauh, jelaslah bahwa teknologi memainkan peran besar dalam transisi kita menjadi pekerja jarak jauh yang efektif. Meskipun ada banyak perangkat lunak di pasar yang dapat membantu bisnis Anda berkembang, sangat penting untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda dan membuat transisi yang tiba-tiba ke pekerjaan jarak jauh tidak terlalu mengganggu dan membingungkan. Cari aplikasi yang menawarkan semua yang dibutuhkan untuk kelangsungan bisnis. Ingatlah bahwa setiap krisis datang dengan peluang, dan krisis ini dapat menunjukkan kepada kita semua potensi dan manfaat yang ditawarkan dunia TI.

sumber :https://www-mycomputercareer-edu.translate.goog/news/how-i-t-can-help-companies-transitioning-to-remote-work