Memiliki “digital workspace” (ruang kerja digital) yang efektif tampaknya menjadi tugas yang menantang bagi perusahaan, Hal ini mungkin karena banyak perusahaan tidak memiliki definisi universal tentang apa yang mereka coba dapatkan. Beberapa diantaranya berpikir digital workspace adalah sebuah konsep yang berarti memanfaatkan transformasi digital untuk meningkatkan cara kita bekerja.

Beberapa lain percaya itu adalah kumpulan semua alat yang digunakan organisasi. Berikut paparan singkat mengenai esensi digital workspace, merekomendasikan tool yang dibutuhkan untuk membangun digital workspace yang benar-benar efisien, dan menunjukkan keunggulan utamanya.

Apa itu digital workspace?

Digital workspace adalah platform terintegrasi yang menawarkan kepada karyawan semua tool yang diperlukan yang membantu mereka memenuhi tugas kerja secara efektif. Digital workspace memungkinkan digitalisasi alur kerja yang mencerminkan proses bisnis internal organisasi. Alur kerja memungkinkan otomatisasi tugas biasa dan berulang, mendapatkan persetujuan yang diperlukan dengan cepat, menciptakan saluran komunikasi yang lancar antar karyawan, dan banyak lagi. Seperti yang kita lihat, definisi ini sebagian besar tidak berfokus pada tool tetapi pada bagaimana karyawan dapat menggunakannya untuk tetap produktif dan mencapai tujuan mereka.

Komponen apa yang harus dimiliki untuk membangun digital workspace?

Perusahaan yang memilih digital workspace harus fokus pada platform digital lengkap  (misalnya, Office 365 atau Citrix Workspace) yang dapat menjadi tulang punggung lingkungan kolaboratif mereka.

Inilah beberapa pertimbangan yang seharusnya menjadi bahan pertimbangan saat memilih platform digital workspace:

• Productivity tools. Ini adalah office tools yang membantu karyawan memenuhi tugas pekerjaan mereka, misalnya, pengolah kata, perangkat lunak spreadsheet, perangkat lunak presentasi dan kalkulator.

• Collaboration tools. Piranti ini memungkinkan karyawan untuk bekerja satu sama lain, yang sama pentingnya baik untuk karyawan di kantor maupun remote. SharePoint adalah contoh yang baik dari kategori ini, karena menawarkan real-time collaboration pada dokumen ketika beberapa orang dapat mengedit  satu dokumen secara bersamaan. Namun, agar efektif, kolaborasi online pada dokumen harus diatur dengan baik.

• Communication tools. Tool ini berfungsi untuk berbagi informasi dan termasuk instant messaging dan email, tool untuk internal publishing seperti intranet, portal, wiki dan blog  serta jaringan sosial perusahaan yang lengkap. Selain itu, kategori ini berisi fungsi komunikasi populer seperti polling, survei, forum, dan papan diskusi yang membantu perusahaan mengumpulkan umpan balik, ide, dan wawasan karyawan.

• Business applications. Kelompok ini mencakup alat khusus proses seperti sistem SDM, ERP, CRM, dan lainnya. Untuk efisiensi yang lebih besar, tool ini harus terintegrasi dengan lancar dengan perangkat lunak kolaborasi kita.

Apa manfaat dari digital workspace?

Platform digital workspace yang kuat akan membawa beberapa manfaat penting bagi bisnis kita:

• Peningkatan produktivitas bisnis. Digital workplace berkontribusi pada peningkatan produktivitas bisnis karena merampingkan operasi bisnis dan menghilangkan hambatan komunikasi.
• Pengurangan biaya. Memberdayakan karyawan secara digital dapat membantu menghemat waktu dalam operasi bisnis dan mengurangi biaya operasional.
• Meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan. Teknologi tempat kerja merupakan faktor penentu saat mengambil pekerjaan baru bagi 82% generasi millennial dan 67% karyawan yang berusia lebih dari 35 tahun. Selain itu, perusahaan yang mengadopsi solusi digital workplace dilaporkan akan meningkatan retensi karyawan sebesar 87%.

Membangun digital workplace yang solid

Untuk menciptakan digital workplace yang efektif dan menghindari  penerapan toolbox kita dalam silo, kita perlu menguraikan strategi tempat kerja digital holistik. Perusahaan harus mulai dengan menganalisis kebutuhan bisnisnya dan menentukan perangkat yang optimal. Maka perusahaan harus membuat digital workplace nya beroperasi sebagai entitas terintegrasi untuk meningkatkan kolaborasi Bisnis mereka serta meningkatkan produktivitas.

Sumber :

https://www.berca.co.id/2021/11/25/apa-saja-manfaat-dan-komponen-jika-mengadopsi-digital-workspace/